Übersicht

Das Datenverwaltungssystem

II Willkommen in der Dokumentation zum Datenverwaltungssystem!

Bild vom Datenverwaltungssystem

II-I Funktion

Das Datenverwaltungssystem dient, wie schon sein Name besagt dazu, Datensätze zu verwalten.
Datensätze sind z.B. gemeindespezifische Einträge wie Einrichtungen, Veranstaltungen oder Gottesdienste.

Um Datensätze zu editieren müssen Sie nicht wissen, wo überall diese auf der Webseite aufgeführt werden, denn alle Daten wie Einrichtungen, Personen etc. sind zentral abgelegt - werden sie verändert, wirkt sich das automatisch auf alle Rubriken der Webseite aus, wo sie verwendet werden.

Das Datenverwaltungssystem verwaltet sämtliche Datensätze der verschiedenen Gemeinden und noch vieles mehr - im Prinzip alles außer den reinen Textinhalten auf der Webseite.
Wenn Sie auf einigen Unterseiten der Webseite Informationen zu Veranstaltungen o.ä. erhalten, dann wurden an diese Stelle des Textes Datensätze eingefügt.

Das Datenverwaltungssystem dient somit dazu, diese Datensätze zu erstellen, jederzeit zu bearbeiten oder auch zu löschen. Auf der Webseite erscheinen dann die jeweils aktuellen Daten.

Sie erreichen das Datenverwaltungssystem stets über den kleinen Link in der Fußzeile der Webseite.
Webseite und Datenverwaltungssystem sind eins (siehe auch Bestandteile), nur die Ansicht unterscheidet sich. Deshalb können Sie sich auch auf der Webseite durch die Datensätze bewegen (die Übersichtsseite erreichen Sie ebenfalls in der Fußzeile).

II-II Anmeldung (Authentifizierung)

Entscheidend für die Ihnen möglichen Aktionen ist Ihre Anmeldung.
Sie haben Ihr persönliches Passwort und werden damit einer Nutzergruppe zugeordnet, z.B. der Gruppe der Gemeinderedakteure oder Administratoren. Diese Gruppen haben Rechte zugewiesen.

Die Anmeldung erreichen Sie direkt nach dem Klick auf den Link zum Datenverwaltungssystem, den Sie noch immer in der Fußzeile der Webseite finden.
Sie können sich auch jederzeit auf der Übersichtsseite, welche Sie über die Webseite oder auch im Datenverwaltungssystem erreichen, anmelden bzw. abmelden.

Dort können Sie auch stets die Ansicht zwischen Webseite und Datenverwaltungssystem wechseln (und dennoch weiterarbeiten).

Sie erreichen somit den Bildschirm der Anmeldung. Wählen Sie dort Ihre Rolle aus (z.B. 'Redakteur der Gemeinde So-Und-So') und geben Sie das dazugehörige Passwort ein. Klicken Sie dann auf 'Anmelden'.

Wenn Sie erfolgreich angemeldet werden konnten, erreichen Sie folgenden Bildschirm, ansonsten kommen Sie zurück zum Anmeldebildschirm mit einer Fehlermeldung.

Der Hinweis besagt, dass Sie maximal 60 Minuten lang inaktiv sein dürfen, bevor Sie automatisch abgemeldet werden (aus Sicherheitsgründen). Sie sollten also Ihre Arbeit nicht länger als diese Zeit ungespeichert belassen!
Bitte melden Sie sich auch generell ab, nachdem Sie Ihre Arbeit erledigt haben. Sie können nun zur Übersichtsseite gehen, welche die Ihnen jetzt zur Verfügung stehenden Aktionen anzeigt.

Die Abmeldung ist so einfach wie die Anmeldung, da, sobald Sie sich angemeldet haben, aus 'Anmelden' 'Abmelden' wird und Sie somit sich an derselben Stelle abmelden können, wo Sie sich auch angemeldet haben, z.B. auf der Übersichtsseite.

II-III Die Übersichtsseite

Bild der Übersichtsseite

Die Übersichtsseite ist selbsterklärend. Sie bietet Ihnen den Zugang zu Ihren Daten. Je nach Ihrer Rolle (siehe Anmeldung) finden Sie hier mehr oder weniger Aktionen (probieren Sie es aus, indem Sie die Übersichtsseite des Webseitenbesuchers mit der Ihren vergleichen, nachdem Sie sich angemeldet haben).

Dargestellt ist jeweils eine Tabelle und die Ihnen erlaubten Aktionen innerhalb dieser Tabelle.
Klicken Sie auf das kleine -Symbol, um eine Kurzbeschreibung der Tabelleninhalte zu erhalten

Generell können Sie - sofern Ihnen erlaubt - in einer Tabelle..

  • ..neue Einträge anlegen
  • ..vorhandene Einträge suchen und..
    • ..anzeigen
    • ..bearbeiten
    • ..löschen

II-IV Anlegen neuer Einträge

Sie können in jeder Tabelle, für die Sie autorisiert sind, neue Einträge anlegen, z.B. neue Einrichtungen oder neue Veranstaltungen.
Nach dem Klick auf die Aktion erhalten Sie ein Eingabe-Formular, in welchem Sie alle benötigten Angaben eintragen können, damit der neue Eintrag erzeugt werden kann und alsbald auf der Webseite sichtbar wird (in der jeweiligen Rubrik).

Bild des Eingabeformulars beim Erzeugen eines neuen Eintrags

II-IV-I Regelungen bei der Eingabe

Es gibt einige Hinweise zu beachten:

  • Viele Angaben sind optional und können deshalb weggelassen werden, weil es entweder Standardwerte für diese Angaben gibt oder weil sie nicht benötigt werden (z.B. die Internetseite einer Einrichtung).
    Angaben die auf jeden Fall angegeben werden müssen sind mit einem * versehen.
    Wenn Sie ein solches Feld vergessen, wird höchstwahrscheinlich eine Fehlermeldung beim Erzeugen ausgegeben, die Sie daran erinnert.
  • Einige Angaben sind fixiert, d.h. Sie können hier nicht frei wählen, da für Ihre Rolle der Wert bereits automatisch festgelegt wurde. Im obigen Beispiel ist das das Feld 'Gemeinde'.
  • Bei Feldern wie 'Klassifikation' gibt es eine Mehrfachauswahl. Da die Optionen teilweise sehr vielfältig sind, müssen sie erst eingeblendet werden. Klicken Sie dazu auf den Link '» ein-/ausblenden':
  • Bei Feldern mit Laufleisten an der Seite dürfen Sie mehrere Zeilen eingeben (Enter drücken bei der Eingabe).
  • Manche Felder haben einen Standardwert (im obigen Beispiel das Feld 'Titel'). Dieser Wert ist nur ein Vorschlag und enthält manchmal Hinweise. Sie dürfen und sollen Ihn ersetzen. Für den Fall jedoch, dass Sie dieses Feld komplett leerlassen, diese Angabe jedoch zwingend ist, wird er als Standardwert für den neuen Eintrag verwendet.

Wenn Sie alle Angaben geleistet haben und den Eintrag erzeugen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Erzeugen'. Der Schalter 'Zurücksetzen' bringt das Formular in den Anfangszustand, 'Abbrechen' bringt Sie zurück auf die Übersichtsseite.

Wenn der Eintrag erfolgreich erzeugt wurde, wird er angezeigt und Sie können beurteilen, ob er Ihrer Vorstellung entspricht. Natürlich kann dieser Eintrag (wie auch andere) jederzeit wieder bearbeitet oder gelöscht werden.
Konnte der Eintrag nicht erfolgreich erstellt werden, erhalten Sie eine Fehlerseite mit Angabe der wahrscheinlichsten Gründe, sowie die Möglichkeit, zum Eingabeformular zurückzukehren.


II-IV Suchen bestehender Einträge zum anschließenden Anzeigen/Bearbeiten/Löschen

Um vorhandene oder zu einem früheren Zeitpunkt erzeugte Einträge nochmals zu bearbeiten oder zu löschen, müssen Sie zunächst aus der Masse der bestehenden Einträge herausgefiltert werden - dieser Vorgang nennt sich Suche.

Wie Sie bereits bemerkt haben, darf auch der Webseitenbesucher in der Datenbank suchen. In der Tat tut er dabei genau dasselbe, was Sie auch tun, wenn Sie Ihre Einträge suchen.
Jedoch darf der Webseitenbenutzer diese Einträge nur anzeigen, Sie hingegegen dürfen Sie auch nachbearbeiten oder löschen.

Es ist nun egal, über welches Suchformular Sie Ihre zu bearbeitenden Einträge finden:

  • Über die Kriteriensuche auf der Webseite:
  • Über die Suchaktionen auf der Übersichtsseite:
  • oder indem Sie direkt einen Eintrag auf der Webseite anwählen und 'Bearbeiten' wählen
    (erscheint nur, wenn Sie angemeldet und autorisiert sind):


II-V-I Die Bedienung des Suchformulars

Haben Sie über die Kriteriensuche oder Suchaktion ein Suchformular ausgewählt (in unserem folgenden Beispiel suchen wir nach Veranstaltungen), wird dieses angezeigt.

Zur Bedienung:

Alle Einstellungen sind optional, d.h. wenn Sie alle Einträge (i.d.F. Veranstaltungen) auflisten wollen, können Sie das Suchformular ignorieren und gleich auf die Schaltfläche 'Alle auflisten' klicken. Beachten Sie jedoch, dass die resultierende Liste sehr lang werden könnte, da Sie alle Einträge aller Gemeinden auflisten würden.

Verdeutlichung des Begriffs Tabelle:
Stellen Sie sich einen Topf (Tabelle) mit sehr vielen Linsen (Einträgen) in seinem Inneren vor. Sie suchen jedoch nach einigen wenigen Linsen, weil Sie diese aussortieren möchten, z.B. nach braunen, die eine bestimmte Größe haben und noch nicht durchgekocht sind.
All dies sind Kriterien, die Sie für die Suche angeben sollen. Die Suche passiert automatisch und angeboten werden Ihnen die passenden Linsen (Resultate), mit denen Sie dann etwas machen können (bearbeiten/löschen).
Es gibt verschiedene Töpfe (Tabellen) mit verschiedenem Inhalt (z.B. Linsen (Veranstaltungen), Bohnen (Einrichtungen), usw.).
Mancher Inhalt ist Ihnen nicht zugänglich, da er jemand anderem gehört.

Wir könnten in unserem Beispiel nun explizit nach Veranstaltungen innerhalb eines Zeitraums suchen, oder auch andere Informationen wie 'Veranstalter' oder 'Überschrift der Veranstaltung' als Kriterium angeben.
Jedes Kriterium repräsentiert ein suchbares Feld (siehe Erzeugen eines Eintrags weiter oben).

Um ein Kriterium zu aktivieren, kreuzen Sie das Kästchen vor der Frage an (um es wieder zu deaktivieren einfach wieder abkreuzen). Sofort ändert sich die Farbe der Box und es erscheinen Felder für die näheren Angaben, die Sie einzutragen wünschen:

Ist ein Kriterium aktiviert, werden nur noch Veranstaltungen, die dem Kriterium entsprechen, gefunden. Wenn Sie mehrere Kriterien aktivieren, werden alle Veranstaltungen gefunden, die entweder dem einen oder dem anderen Kriterium entsprechen. Möchten Sie, dass auf jeden Fall alle Kriterien angewandt werden, müssen Sie dieses unten ändern (siehe weitere Optionen).

Optionen eines Kriteriums:
Hiermit können Sie den Sinn des Kriteriums umdrehen, d.h. "ich möchte alle Veranstaltungen, die nicht diesem Kriterium entsprechen".
Hiermit können Sie die Art des Vergleichs festlegen. Die Standardeinstellung ist meist ausreichend, jedoch gibt es spezielle Fälle, wo Sie etwas anderes angeben möchten.

Weitere Optionen:
Unten im Formular (blaue Pfeile) können weitere Einstellungen getroffen werden:

  • Sie können bestimmen, ob "nur eines der ausgewählten Kriterien" zutreffen soll, oder "ob alle ausgewählten Kriterien" zutreffen müssen.
  • Sie können die Sortierordnung festlegen, indem Sie ein anderes Feld auswählen, nach dem die Ergebnisliste geordnet werden soll.
  • Sie können (sofern Sie nicht Administrator sind), auswählen, ob Sie "auch Fremdinhalte anzeigen" wollen, oder ob Sie "nur diejenigen Einträge, die Sie bearbeiten dürfen" in der Ergebnisliste sehen möchten.



II-V-II Suchergebnisse - Die Liste der Resultate

Nachdem Sie alle gewünschten Kriterien eingestellt haben, können Sie auf 'Suchen' klicken und erhalten im Anschluss die Ergebnisliste.

In unserem Beispiel suchen wir nach Einrichtungen der Gemeinde 'Potsdam Babelsberg' welche die Eigenschaften 'für Kinder', 'für Jugendliche' oder 'Kita' besitzen. Beide Kriterien mussten gelten.
Als Ergebnis erhielten wir folgende 2 Resultate:

Suchergebnisse

Diese resultierenden Einträge können Sie jetzt entweder nur anzeigen oder auch bearbeiten/löschen (je nach Ihrer Rolle » Anmeldung).


II-VI Anzeigen von Einträgen

Einen Eintrag zur Anzeige auswählen können Sie entweder aus der Liste der Suchergebnisse oder direkt aus der Webseite heraus, sobald Sie in einer Rubrik eine Verknüpfung auf einen Eintrag wie z.B. eine Einrichtung anwählen.

Wenn Sie bisher nicht angemeldet sind, kommen Sie in die Detailansicht des Eintrags, anderenfalls in die Datenansicht. Diese beiden Ansichten unterscheiden sich nur dadurch, dass in der Datenansicht einige Zusatzinformationen angezeigt werden und, sofern Sie berechtigt sind, Schaltflächen zum 'Bearbeiten' und 'Löschen' angeboten werden.

Detailansicht eines Eintrags (Webseiten-Ansicht)
Detailansicht eines Eintrags

Datenansicht eines Eintrags (wenn angemeldet)
Datenansicht eines Eintrags


II-VII Einen bestehenden Eintrag bearbeiten

Bestehende Einträge können Sie bearbeiten, indem Sie einen Eintrag aus der Liste der Suchergebnisse zum 'bearbeiten' auswählen, oder indem Sie in der Datenansicht eines Eintrags, den Sie auf der Webseite aufgerufen haben, die Schaltfläche 'Eintrag bearbeiten' wählen.

Zum Bearbeiten müssen Sie autorisiert sein. Erscheint die Schaltfläche Bearbeiten nicht, sind Sie nicht berechtigt (siehe Anmeldung).

Die Bearbeitung eines Eintrags gleicht vom Erscheinungsbild her der Erzeugung eines neuen Eintrags. Es erscheint dasselbe Eingabeformular, diesmal jedoch sind die Felder mit den bestehenden Daten gefüllt und können nun geändert werden.

Beim Bearbeiten eines Eintrags gelten dieselben Hinweise wie beim Erzeugen eines neuen Eintrags. Schauen Sie deshalb im gleichnamigen Abschnitt (II-IV weiter oben) nach.


II-VIII Einen bestehenden Eintrag löschen

Einen Eintrag wählen Sie zum Löschen aus, indem Sie in der Liste der Suchergebnisse auf 'löschen' neben dem Eintrag klicken, oder indem Sie in der Datenansicht eines Eintrags, den Sie auf der Webseite ausgewählt haben, die Schaltfläche 'Eintrag löschen' wählen.

Zum Löschen eines Eintrags müssen Sie authentifiziert sein (siehe Anmeldung). Sollte die Schaltfläche Löschen nicht verfügbar sein, sind Sie dazu nicht berechtigt.

Es kommt eine Bestätigungsabfrage, ob der Eintrag wirklich gelöscht werden soll. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!.

Löschen-Bildschirm

II-VIII-I Fehler beim Löschen

Hin und wieder kann es vorkommen, dass es Ihnen wider Erwarten nicht gelingt, einen Eintrag aus einer Tabelle zu löschen.

In der allermeisten Zahl der Problemfälle ist der Grund, dass ein 'Beziehungsfehler auftritt'.
Das heißt, dass von dem zu löschenden Eintrag andere Einträge abhängen - z.B. können Sie keine Gemeinde löschen, zu der noch Einrichtungen, Personen, Veranstaltungen oder Gottesdienste gehören, denn diese müssen zuvor entfernt worden sein!
Wo gerade ein Problem mit noch nicht entfernten Einträgen besteht, ist aus der Fehlermeldung ersichtlich:



II-VIII-II Vorgehen beim Mengenlöschen

Das Datenverwaltungssystem ist nur darauf ausgerichtet, einzelne Einträge anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Dennoch ist es manchmal erforderlich, mehrere Einträge zumindest zu löschen. Sind sehr viele Einträge zu löschen ist es zu aufwendig, immer wieder eine Suche zu starten, Löschen zu wählen, zu bestätigen und dann den Vorgang von vorn zu beginnen.

Dieser Vorgang kann zwar nicht umgangen, jedoch stark vereinfacht werden, indem Sie zunächst alle zu löschenden Einträge in der Suche zusammenstellen, sodass die Resultateliste hintereinander abgearbeitet werden kann.
Nachdem Sie den ersten Eintrag gelöscht haben, gehen Sie nicht zurück auf die Übersichtsseite oder zum Suchformular, sondern wählen die Schaltfläche 'Zurück' in Ihrem Browser, bis Sie wieder zur Resultateliste kommen.
Diese Liste zeigt nun noch immer den gelöschten Eintrag an (dennoch ist er gelöscht).
Auf diese Weise können Sie sich bis nach Unten durcharbeiten und anschließend nocheinmal die Suchergebnissseite aktualisieren, um zu prüfen, ob alle gewünschten Einträge tatsächlich gelöscht wurden.


Die obigen Schritte sind die einzigen, die im Datenverwaltungssystem zu beachten sind und sind ansonsten selbsterklärend. Wie Benutzer verwaltet werden, Templates und Abfrageausdrücke für die Datenabfrage in Inhaltsseiten erstellt werden und wie das System gewartet werden kann erfahren Sie im Abschnitt IV (Administration), wenn dies Ihrer Rolle entspricht.

Wir wünschen viel Spass und Erfolg mit dem Datenverwaltungssystem!
Ihr Entwicklerteam


Kapitelübersicht

  • Allgemeine Einführung
    Hier wird erklärt, welche Bereiche des Webportals wie zusammenarbeiten.
  • Das Datenverwaltungssystem
    Hier erfahren Sie, wie Sie Daten einpflegen und abrufen können, gemäß Ihrer jeweiligen Rolle.
  • Das Redaktionssystem
    Dieser Bereich richtet sich an die Redakteure der Textinhalte der Webseite.
  • Systemadministration
    Dieser Teil der Dokumentation behandelt die Administration des Systems (Benutzerverwaltung, Inhaltserstellung und Portalpflege).